ECM - Digitale Systeme für die digitale Verwaltung

Enterprise Content Management (ECM) steht für die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten und der damit verbundenen Prozesse innerhalb des Unternehmens bzw. der Organisation.

Enterprise Content Management (ECM) steht für die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten und der damit verbundenen Prozesse innerhalb des Unternehmens bzw. der Organisation. Beispielsweise betrifft dies die Erstellung, Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung, Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten.

Unabhängig von der Unternehmensgröße entsteht durch die zunehmende Digitalisierung die Anforderung, die Dokumente zentral zu lenken und dies weitestgehend automatisiert.

Ziele und Einsatzgebiete

Wesentlich wird dabei das Ziel verfolgt effektivere Arbeitsprozesse zu erreichen, Kosten bedingt durch Verzögerungen zu senken und transparentere Abläufe durch mehr Kontrolle über die Dokumente zu erzielen.

Klassische Einsatzgebiete sind die Posteingangsverarbeitung, die Erfassung von Belegen im Bereich FIBU, Bearbeitung von Anträgen im Bereich Personal u.v.m.

Eine größere Bedeutung wird aber auch Bereichen wie dem Management von Workflows in Abteilungen sowie der Lenkung Dokumenten in Bearbeitungsprozessen (digitale Workflows) beigemessen.

Die Vielfalt der Anbieter und deren Softwarelösungen ist beeindruckend bis wenig überschaubar.

Ob On-Premise, in der Cloud, als SaaS oder hybride Option – für (fast) alle Anforderungen gibt es eine Lösung.

Faktoren für die Auswahl des Systems

Individualisierung der Lösung an die internen Prozesse
Anbindung an bestehende Systeme,
Automatisierungsgrad,
Skalierbarkeit,
der Kosten-Nutzen-Faktor
Zertifizierung der Lösung z. B. 9001, 27001
Rechtssicherheit der Bausteine abhängig von Branche und Dokument z. B. im Bereich BDSG, HGB oder FIBU nach GoBD.

Unsere Vorgehensweise

Ermittlung der individuellen Anforderungen
Erstellung eines nutzerorientierten Lösungskonzeptes
Auf Wunsch/bei Bedarf: Unterstützung bei der Erstellung von Wettbewerbsunterlagen im Rahmen einer Ausschreibung inkl. Durchführung und Auswertung des Wettbewerbs.
Begleitung im Rahmen des Projektmanagements bis zur erfolgreichen Einführung und auch darüber hinaus.

Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich der Digitalisierung aus verschiedenen Branchen und einer Vielzahl von Technologien unterstützen die Berater der HSP-GPC Sie dabei, die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Kontaktieren Sie uns

Mit unseren Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten in unterschiedlichen Branchen sowie mit Tipps und Lösungsbeispielen aus Ihrem Umfeld unterstützen wir Sie gerne bei der Planung und Realisierung Ihrer Lösung sowie bei allen organisatorischen Fragen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.