Success Story Healthcare: Einführung eines Patientenportals im Klinikum Garmisch-Partenkirchen
Digital näher am Patienten
Das Klinikum Garmisch-Partenkirchen zählt mit rund 500 Betten zu den bedeutenden Schwerpunktversorgern der Region. Digitalisierung versteht das Haus dabei nicht als Einzelprojekt, sondern als festen Bestandteil einer modernen und zukunftsfähigen Gesundheitsversorgung.
Mit der Einführung eines Patientenportals verfolgte das Klinikum ein klares Ziel: Patientinnen und Patienten einen einfacheren, transparenteren und digitalen Zugang zu den Leistungen des Hauses zu ermöglichen. Von der Online-Terminbuchung über den digitalen Dokumentenaustausch bis hin zur Vorbereitung auf den Behandlungstermin sollte eine zentrale digitale Schnittstelle entstehen, die sowohl den Patientenkomfort erhöht als auch interne Prozesse unterstützt.
Unser langfristiges strategisches Ziel ist klar: eine durchgängige digitale Schnittstelle zum Patienten zu schaffen.
Die Herausforderung: Die richtige Lösung finden
Zu Projektbeginn stand das Klinikum vor einer grundlegenden Frage: Welche Patientenportallösung passt langfristig zu den eigenen Anforderungen und Prozessen?
Neben den Fördertatbeständen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) spielten konkrete Anforderungen aus den Fachbereichen eine wichtige Rolle. Insbesondere die Endoprothetik suchte nach Möglichkeiten, die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten zu digitalisieren und Medienbrüche zu reduzieren.
Gesucht wurde nicht nur eine Lösung für die Online-Terminvergabe. Das Patientenportal sollte perspektivisch digitale Dokumente, Vorbefunde und weitere Informationen integrieren sowie an das bestehende Krankenhausinformationssystem iMedOne angebunden werden können.
Da die Unterschiede zwischen den Anbietern auf den ersten Blick oft schwer erkennbar sind, entschied sich das Klinikum für externe Unterstützung.
Das Patientenportal schafft für Patientinnen und Patienten einen spürbar einfacheren, transparenteren und digitaleren Zugang zum Klinikum – von der Terminbuchung über Dokumentenuploads bis hin zur Vorbereitung auf den Behandlungstermin. HSP-GPC hat das Klinikum in der Auswahl- und Ausschreibungsphase dabei unterstützt, genau die Lösung zu finden, die zu den Prozessen des Hauses und den Bedürfnissen der Patienten passt.
Die Rolle von HSP-GPC
HSP-GPC begleitete das Klinikum insbesondere in der frühen Projektphase – von der Marktanalyse über die Einordnung der KHZG-Anforderungen bis hin zur Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung.
Gemeinsam wurden fachliche und technische Anforderungen strukturiert, Muss- und Soll-Kriterien definiert und Anbieter hinsichtlich ihrer tatsächlichen Leistungsfähigkeit bewertet. Dabei zeigte sich, dass identische Anforderungen von unterschiedlichen Herstellern teilweise sehr unterschiedlich interpretiert werden.
Der Mehrwert lag vor allem darin, Transparenz im Markt zu schaffen und die Anforderungen so zu schärfen, dass eine Lösung ausgewählt werden konnte, die nicht nur formal, sondern auch prozessual und technisch zum Klinikum passt.
Ein Patientenportal als zentraler Single Point of Contact ist aus Prozesssicht deutlich sinnvoller, als mehrere Einzellösungen parallel einzusetzen.
Von der Technik zum Prozessprojekt
Die größte Herausforderung lag nicht in der technischen Implementierung, sondern in der Anpassung und Standardisierung bestehender Prozesse.
Insbesondere die Terminlogiken der Fachabteilungen mussten analysiert und vereinheitlicht werden. Unterschiedliche Terminarten, individuelle Sonderregelungen und bestehende Abläufe der telefonischen Terminvergabe sollten mit den neuen digitalen Möglichkeiten zusammengeführt werden.
Gleichzeitig bedeutete die Einführung des Patientenportals auch einen kulturellen Wandel. Mitarbeitende mussten sich an neue digitale Prozesse gewöhnen, während Patientinnen und Patienten Vertrauen in die digitale Terminvergabe aufbauen mussten.
Das Projekt zeigte deutlich: Die Einführung eines Patientenportals ist weit mehr als ein IT-Projekt – sie ist ein Transformationsprojekt für die gesamte Organisation.
Spürbarer Mehrwert für Patienten und Mitarbeitende
Heute profitieren Patientinnen und Patienten von einer deutlich einfacheren Interaktion mit dem Klinikum.
Sie können Termine online buchen, Dokumente bereits vor dem Besuch digital hochladen und wichtige Informationen vorab einsehen. Auch Videosprechstunden lassen sich über das Portal durchführen, wodurch Wege und Wartezeiten reduziert werden.
Besonders in der Geburtshilfe ermöglicht das Portal eine komfortable digitale Anmeldung inklusive Dokumentenupload und Informationsbereitstellung. Gleichzeitig werden administrative Prozesse vereinfacht und beschleunigt.
Die Vorteile zeigen sich auch intern:
- Weniger Papier und manuelle Datenerfassung
- Reduzierter Scan-Aufwand
- Frühzeitige Verfügbarkeit von Vorbefunden und Stammdaten
- Bessere Vorbereitung der Mitarbeitenden auf Behandlungstermine
- Entlastung der Telefonleitungen
Ergebnisse auf einen Blick
- Rund 790 online gebuchte Termine in der Endoprothetik
- Etwa 80 % der Termine in der Endoprothetik können online angeboten werden
- Fast 100 digitale Anmeldungen in der Geburtshilfe seit dem Start
- Erste erfolgreiche Nutzung in weiteren Fachbereichen wie der Urologie
- Organisches Wachstum der Nutzung – auch ohne aktive Bewerbung des Portals
Allein die Möglichkeit, Termine selbst online auszuwählen, ist für viele Patientinnen und Patienten ein enormer Mehrwert.
Der Blick nach vorn
Das Klinikum Garmisch-Partenkirchen plant, das Patientenportal schrittweise auf weitere Fachbereiche auszurollen. Langfristig soll es zum zentralen digitalen Zugangspunkt für Patientinnen und Patienten werden.
Ziel ist eine durchgängige digitale Begleitung entlang des gesamten Behandlungspfads – von der ersten Kontaktaufnahme über die Terminvorbereitung bis hin zu weiterführenden Prozessen nach der Behandlung.
Damit schafft das Klinikum die Grundlage für mehr Transparenz, effizientere Abläufe und eine moderne Patientenkommunikation.
Fazit
Was mit einer gewissen Skepsis begann, hat sich für das Klinikum Garmisch-Partenkirchen zu einem wichtigen Baustein der Digitalisierungsstrategie entwickelt. Entscheidend für den Erfolg war nicht die Anzahl möglicher Funktionen, sondern die Auswahl einer Lösung, die zu den Prozessen des Hauses und den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten passt.
Wenn eine Lösung sowohl unseren Patientinnen und Patienten als auch unserem Klinikum einen echten Mehrwert bietet, profitieren am Ende alle.